SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Latar Belakang

Sistem Informasi Pemasaran merupakan kumpulan dari sub–sub yang saling berhubungan satu sama lain secara harmonis dengan tujuan untuk mengolah data yang berkaitan dengan masalah pemasaran menjadi sistem informasi pemasaran yang diperlukan oleh manajemen untuk mengambil keputusan dalam rangka melaksanakan fungsinya.

Dalam Sistem Informasi Pemasaran ini terdiri atas orang, peralatan, prosedur yang ditunjukkan untuk mengumpulkan, menganalisa dan membagi–bagi apa–apa yang dibutuhkan secara tepat waktu dan informasi akurat yang digunakan untuk pengambilan dengan keputusan bagi manajemen pemasaran        ( Philip Kotler )

Sistem Informasi Pemasaran merupakan suatu rancangan yang menekankan pada tiga hal pokok berikut:

Pertama, sistem informasi pemasaran haruslah dilihat sebagai suatu sistem yang luas dan bersifat fleksibel karena kegiatan-kegiatan pemasaran dari suatu perusahaan saling berhubungan satu sama lain dan harus sesuai dengan perubahan lingkungan yang ada.

Hasil-hasil penjualan, sebagai contoh, dipengaruhi oleh ketersediaan produk, kepuasan pelanggan, periklanan, dan sebagainya. Oleh sebab itu, suatu rancangan sistem informasi pemasaran yang baik bukan hanya suatu sistem pentunjuk penjualan atau suatu laporan triwulan dari peningkatan produk; sistem tersebut seharusnya memungkinkan para pemimpin pasar untuk mengambil berbagai informasi seperti yang dibutuhkan dalam masalah-masalah pemasaran yang mereka hadapi.

Kedua, sistem tersebut haruslah berbentuk formal dan berkelanjutan. Dengan kata lain, sistem tersebut harus dirancang dengan teliti sesuai dengan tujuan organisasi tertentu yang ada sehingga sistem tersebut akan memenuhi kebutuhan para pemimpin pemasaran untuk periode yang lebih panjang. Sistem informasi pemasaran bukan hanya suatu yang dikhususkan, pengembangan sistem jangka pendek oleh seorang pemimpin individu untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Namun sistem-sistem tersebut dengan sengaja dikembangkan untuk mendukung kelanjutan pembuatan keputusan manajemen pemasaran. Untuk mencapai hal ini tujuan organisasi tertentu untuk sistem tersebut harus ditentukan dengan pengetahuan atas pekerjaan para pemimpin pemasaran, dan perkembangan dari sistem tersebut harus mempunyai komitmen dan dukungan luas dari organisasi.

Ketiga, suatu sistem informasi pemasaran harus memberikan suatu susunan aliran informasi yang relevan untuk memandu pembuatan keputusan pemasaran. Informasi tersebut harus relevan dengan pembuatan keputusan pemasaran. Hal ini berarti sistem tersebut harus dirancang bukan untuk memberikan semua kemungkinan data ataupun untuk memberikan data saja. Sebaliknya, sistem tersebut harus dirancang untuk memberikan berbagai bentuk data yang akan memandu pembuatan keputusan perusahaan dan memberikan alat-alat yang dibutuhkan untuk merubah data tersebut ke dalam informasi yang akan membantu para pemimpin dalam membuat keputusan-keputusan manajemen pemasaran yang bijaksana dan terperinci. Untuk mencapai hal ini, sistem tersebut harus dirancang untuk melengkapi proses pembuatan keputusan dari organisasi sementara itu juga memenuhi kebutuhan dan harapan dari pemakai sistem tersebut.

Tujuan Umum

Berdasarkan latar belakang di atas penulis merumuskan rumusan masalah sebagai berikut.

1.      Apa yang dimaksud dengan sistem informasi pemasaran?

2.      Bagaimanakah proses sistem riset pemasaran ?

Sejalan dengan rumusan masalah di atas, artikel ini disusun dengan tujuan untuk mengetahui dan mendeskripsikan:

1.                   Untuk mengetahui tentang Sistem Informasi Pemasaran

2.                   Mengetahui proses riset pemasaran

Pengertian Marketing Information System 

            Menurut Philip Kotler

            “ A marketing information system (MIS) consisis of people, equipment, and procedures to gather, sort, analyze, evaluate, and distribute needed, timely, and accurate information to marketing decision makers.”

            Artinya :

            Sistem informasi pemasaran terdiri atas orang, peralatan, dan prosedur yang ditujukan untuk mengumpulkan, menganalisa, dan membagi-bagikan apa-apa yang dibutuhkan, secara tepat waktu dan informasi akurat yang digunakan untuk pengambilan keputusan bagi manajemen pemasaran.

            Dari definisi tersebut di atas, dapatlah disimpulkan bahwa informasi yang tepat dan akurat merupakan salah satu faktor yang menentukan bagi manajemen perusahaan, khususnya manajemen pemasaran dalam meraih peluang-peluang pasar.

Jika didefinisakan dalam arti yang luas, sistem informasi pemasaran adalah kegiatan peseorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan pendistribusian promosi dan penentuan harga barang jasa dan gagasan. Sistem informasi pemasaran selalu digunakan oleh bagian pemasaran dalam sebuah perusahaan untuk memasarkan produk-produk perusahaan tersebut.

            Manajemen pemasaran akan sulit meraih peluang pasar apabila :

Informasi pemasaran yang benar tidak cukup

Informasi pemasaran yang salah terlalu banyak

Informasi yang di minta atau yang diperlukan sering terlambat

Informasi sering terhenti ditengah jalan atau  tidak sampai kebawahan, atau sebaliknya.

Informasi yang di butuhkan terlalu menyebar

Informasi itu penting karena :

   Adanya perkembangan atau pergeseran dari pemasaran lokal ke pemasaran nasional, dan seterusnya

 ke pemasaran internasional atau global

  Adanya perkembangan atau pergeseran dari kebutuhan pembeli ke keinginan pembeli

 Adanya perkembangan atau pergeseran dari persaingan harga ke persaingan bukan harga

    Komponen-Komponen Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran mempunyai komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum, yaitu :

1.      Komponen input

2.      Komponen model

3.      Komponen output

4.      Komponen basis data

          Komponen Input Pemasaran

   Sistem informasi pemasaran mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi pemasaran perusahaan. Subsistem intelejen pemasaran mengumpulkan informasi dari lingkungan perusahaan yang berkaitan dengan operasi pemasaran. Subsistem peneliti pemasaran menlakukan penelitian khusus mengenai operasi pemasaran. 

Komponen Model Pemasaran

Model digunakan untuk menghasilkan  informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah bentuk input menjadi output. Model di sistem informasi pemasaran banyak digunakan untuk menghasilkan laporan keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga produk, evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas, evaluasi penghapusan produk lama,penunjukan salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan media iklan yang paling efektif dan untuk persetujuan kredit.

     Komponen Basis Data Pemasaran

Data yang digunakan oleh Subsistem out put berasal dari data base. Beberapa data dalam data base adalah unik bagi fungsi pemasaran, tapi banyak

Yang berbagi dengan area fungsional lain.

     Komponen Output Pemasaran

Tiap Subsistem out put menyediakan informasi tentang Subsistem itu sebagai bagian dari bauran Subsistem produk menyediakan informasi tentang produk perusahaan. Subsistem promosi menyediakan informasi tentang kegiatan periklana perusahaan dan penjualan langsung. Subsistem harga membantu manajer untuk membuat keputusan harga.

Sistem Laporan Internal 

     Dasar sistem informasi yang digunakan oleh manager pemasaran adalah Sistem Laporan Internal. Sistem ini melaporkan pesanan, penjualan, tingkat persediaan, utang piutang, dan lain-lain. Dengan menganalisis informasi-informasi ini manager dapat melihat ada atau tidaknya peluang atau masalah penting.

     Sistem ini terdiri dari :

1.      Sistem pesan, kirim, tagih

Inti dari sistem laporan internal adalah siklus pesan, kirim, tagih. Petugas penjualan yang representatif , penyalur, dan pelanggan mengirim pesanan ke perusahaan. Departemen (bagian) pesanan meniapkan beberapa nota dan mengirimkan salinannya ke berbagai departemen (bagian) yang terkait.

           Nota pengiriman dan tagihan di kirimkan kepada pembeli dan dua salinannya dikirimkan pula kepada departemen (bagian) yang terkait.

2.      Sistem laporan penjualan

Manajemen pemasaran menerima laporan penjualan beberapa waktu setelah transaksi  terjadi.

Dalam hal ini manager pemasaran sering menerima laporan penjualan terlambat. Untuk meningkatkan ketepatan waktu laporan penjualan, maka perlu di jadwalkan secara teratur.

3.      Mengembangkan sistem laporan yang berorientasi pada pemakai

Dalam mengembangkan suatu sistem informasi penjualan yang mapan, perusahaan harus menghindari lubang-lubang perangkap. Pertama, informasi yang diterima manager terlalu banyak, sehingga membingungkan bahkan memusingkan manager untuk menelaahnya. Kedua, informasi yang diterima terlalu baru, sehingga belum mungkin dapat ditanggapi atau di telaah oleh manager.

Oleh karena itu, sistem informasi pemasaran yang baik hendaklah sesuai dengan apa yang dibutuhkan, dan diinginkan manager tersebut.

Sistem Intelejen Pemasaran ( Marketing Intelligence System)

                      “A maketing intelligence system is a set of procedures and sources used by managers to obtain their every day information about pertinent development in the marketing environment.”

            Artinya :

            Sistem intelejen pemasaran adalah seperangkat prosedur dan sumber yang dipergunakan oleh manager untuk memperoleh informasi harian mengenai perkembangan penting di dalam lingkungan pemasaran.

                      Intelejen pemasaran merupakan pengamat dan penyelidik tentang situasi dan kondisi pasar sasaran. Dengan perkataan lain, intelejen pemasaran berusaha mencari dan meraih data dan informasi yang di butuhkan dan diinginkan oleh manager pemasaran.

Cara melakukan pengamatan dan penyelidikan, manager perusahaan dapat menempuh 4 (empat) cara yaitu :

1.      Pengamatan tanpa arah ( undirected viewing)

Yaitu menyingkapkan informasi secara umum tanpa ada tujuannya yang jelas.

2.      Pengamatan bersyarat ( conditioned viewing)

Yaitu penyingkapan informasi secara terarah dan lebih jelas, tanpa melakukan penelitian secara aktif.

3.      Penyelidikan tidak formal ( informal search )

Yaitu melakukan penyelidikan langsung, tetapi tidak dilakukan secara aktif, hanya sekedar mengumpulkan informasi –informasi tertentu.

4.      Penyelidikan formal ( formal search )

Yaitu melakukan penyelidikan secara teratur, disusun dengan suatu rencana, prosedur maupun metodologi yang jelas. Usaha melakukan intelejen pemasaran ini ada beberapa cara, yaitu :

    Pertama, manajer pemasaran melakukan sendiri dengan membaca referensi, dengan interview atau wawancara langsung dengan pelanggan, perantara, atau siapapun yang terkait.

    Kedua, melatih dan memotivasi tenaga penjual sebagai mata- mata untuk mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan,

    Ketiga, membeli informasi dari luar.

    Keempat, bekerja sama dengan perantara agar menyampaikan informasi yang diperlukan.

    Kelima, membentuk pusat informasi pemasaran untuk menghimpun dan mengedarkan informasi pemasarannya.

Sistem Riset Pemasaran (Marketing Research System)

“Marketing research is the systematic design, collection, analysis, and reporting of data and findings relevant to a specific marketing situation facing company”.

Artinya:

Riset pemasaran adalah perencanaan yang sistematis, pengmpulan analisis, dan pelaporan atas dan segala penemuan yang relevan pada suatu situasi pemasaran tertentu yang dihadapi perusahaan.

Cara mendapatkan data dan informasi yang spesifik tentang pemasaran (misalnya penyelidikan efektivitas periklanan), maka manajer pemasaran harus melakukan pula survai atau penelitian dalam bentuk lain secara sistematis dan analisis.

      Beberapa cara riset pemasaran

a.       Meminta jasa mahasiswa atau dosen suatu perguruan tinggi lokal untuk menyelenggarakan dan merencanakan proyek riset pemasaran.

b.      Menggunakan jasa perusahaan yang memang bergerak dalam bidang riset pemasaran.

c.       Melalui departemen atau bagian yang dibentuk oleh perusahaan tersebut.

d.      Asosiasi perusahaan yang memberikan pelayanan penelitian pemasaran.

Ruang lingkup riset pemasaran

a.       Penelitiann untuk mengetahui karakteristik pasar.

b.      Penelitian pengukuran potensi pasar.

c.       Analisis pangsa pasar.

d.      Analisis penjualan.

e.       Studi mengenai kecenderungan bisnis.

f.       Peramalan jangka pendek.

g.      Studi mengenai produk yang kompetitif.

h.      Peramalann jangka panjang.

i.        Studi mengenai harga.

j.        Tes terhadap penerimaan produk.

 Proses riset pemasaran

a.       Menetapkan masalah dan tujuan riset

Langkah kedua adalah mendesain riset pemasaran tersebut daan memperkirakan besarnya biaya. Mendesain rencana penelitian meliputi:

   Sumber data

Pendekatan riset

Instrumen riset

Rencana sampling

Metode kontak

Sumber data:

            Pertama mengumpulkan informasi dan sumber data sekunder, yaitu:

-          Sumber internal: laporan rugi laba perusahaan, neraca, laporan kunjungan wiraniaga dan lain-lain.

-          Publikasi pemerintah: kantor statistik dalam hal ini Biro Pusat Statistik (BPS).

-          Majalah dan buku: majalah-majalah dan bukku ataupun surat kabar yang relevan.

-          Data komersial: pusat biro Indonesia yang dikelola swasta

 Data primer: yaitu melakukan survai ataupun bentuk lainnya. Ini memerlukan biaya yang cukup   besar serta perencanaan yang matang.

Pendekatan riset: terdapat empat metode pokok dalam mengumpulkan data primer, yaitu observasi, kelompok fokus, survai, dan eksperimen

Instrumen riset: instrumen riset atau perangkat riset ada dua macam:

-          Kuisiner, dan

-          Peralatan makana

Rencana sampling: menyangkut tiga keputusan, yaitu:

-          Unit sampling

-          Besarnya sampel

-          Prosedur sampling

Metode kontak: langkah terakhir adalah menentukan bagaimana caranya subjek dihubungi.

b.      Mengumpulkan informasi

Tahap ketiga dari proses riset pemasaran adalah mengumpulkan informasi. Bagaimana teknik atau metode pengumpulan data dan informasi tersebut. Selain menggunakan komputer serta alat elektronik lain, pada zaman modern sekarang banyak mempergunakan jalur WATS, cuthode-ray tubes (CRT), dan terminal masukan data (data-entry terminals).

c.       Menganalisis informasi

Tahap ke empat adalah menganalisis informasi yang telah terkumpul baik secara tabulasi dan penjelasannya, maupun dengan analisis statistik.

d.      Menyajikan penemuan

Tahap terakhir dari proses riset pemasaran adalah bagaimana menyajikan hasil analisis atau penemuan tersebut. Penyajian ini dilakukan baik berupa angka-angka ataupun penjelasan dengan kata-kata yang mudah dipahami oleh manajer pemasaran guna pengambilan suatu keputusan.
 Karakteristik riset pemasaran yang baik
Lima karakteristik riset pemasaran yang baik, yaitu:

a.       Metode ilmiah, artinya riset tersebut menggunakan metoe ilmiah yang tepat.

b.      Kreativitas riset, artinya riset pemasaran tersebut mengembangkan cara-cara yang inovatif untuk memecahkan masalah.

c.       Metode beragam, artinya berusaha tidak hanya terikat pada satu metode, tetapi juga diupayakan cara lain yang mendukung tingkat kepercayaan data dan informasi yang dikumpulkan.

d.      Model dan data yang saling bergantung, artinya model dan data atau informasi-informasinya saling mendukung dengan  jelas.

e.       Nilai dan biaya inforamasi, artinya nilai informasi yang diperoleh hendaklah sepadan dengan biaya yang dikeluarkan.
Pemanfaatan riset pemasaran oleh manajemen
Riset pemasaran yang sering tidak mamu dimanfaatkan secara baik dan benar karena beberapa faktor:

a.       Konsep yang sempit tentang riset pemasaran.

b.      Kualitas penelitian pemasaran yang tidak memadai.

c.       Hasil yang diperoleh terlambat sampainya.

d.      Penemuannya kadang-kadang keliru atau salah tanggap.

e.       Perbedaan intelektual antara peneliti manajer pemasaran.

Sistem Bantuan Dalam Keputusan Pemasaran (Marketing Decision Support System)

MDSS adalah menyusun sekumpulan data, sistem, alat, dan teknik, dengan bantuan perangkat keras dan perangkat lunak yang dipergunakan oleh organisasi/perusahaan dan menginterprestasikan informasi yang relevan dari bisnis dan perubahan lingkungan untuk membuat suatu keputusan terbaik.

Karena pasar dan aktifitas pemasaran makin kompleks dan modern, maka para manajer membutuhkan peralatan canggih untuk menganalisis pasar dan membuat suatu keputusan. Manajer pemasaran akan menerima dan mempelajari laporan dari peneliti pemasaran dan lainnya mempergunakan peralatan yang maju, seperti analisis regresi ganda, analisis optimalisasi, dan lain-lain. Para manajer membutuhkan kriteria khusus untuk memahami hasilnya agar benar – benar di mengerti.

Dewasa ini, banyak perusahaan dimana para manajernya dapat duduk dengan tenang di depan terminal komputernya, dan komputer mampu menyimpan bank statistik yang terjadi baik, dan model keputusan yang akan memoles sistem dukungan keputusan pemasaran.

Perkembangan program perangkat lunak akan mampu membantu para manajer pemasaran menganalisis, mengendalikan operasi mereka. Suatu bantuan yang menguntungkan bagi mereka untuk merancang dan mempelajari riset pemasaran, pengelompokan pasar, menentukan harga dan anggaran periklanan, analisis media, perencanaan aktifitas perangkat lunak dan lain – lain

Hambatan Penggunaan Riset

Beberapa faktor yang menghalangipenggunaan riset pemasaran, yaitu:

1.      Konsepsi riset pemasaran yang sempit

Para manajer memandang riset pemasaran sebagai operasi pencariaan fakta. Peneliti pemasaran, memilih sampel, melakukan wawancara, dan melaporkan hasilnya. Akan tetapi tidak di jelaskan masalahnya dengan cermat atau alternatif keputusan yang di hadapi manajemen.

2.      Kemampuan peneliti pemasaran yang tidak merata

Adanya peneliti pemasaran yang lunak, kurang kreatif, menyebabkan hasil riset kurang mengesankan.

3.      Hasil temuan riset yang terlambat dan kadang-kadang salah

Terlambatnya menyajikan (menyampaikan) riset, membuat manajer kecewa dan mulai salah hal ini mungkin di sebabkan karena faktor penyajian.

4.      Perbedaan kepribadian dan penyajiaan

Gaya manajer line dan penelitiaan pemasaran sering menyebabkan riset tidak produktif

Kesimpulan

Berdasarkan uraian bahasan penulis dapat mengemukakan simpulan sebagai berikut.

Sistem informasi pemasaran adalah kegiatan peseorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan pendistribusian promosi dan penentuan harga barang jasa dan gagasan.

Dasar sistem informasi yang digunakan oleh manager pemasaran adalah Sistem Laporan Internal. Sistem ini melaporkan pesanan, penjualan, tingkat persediaan, utang piutang, dan lain-lain. Dengan menganalisis informasi-informasi ini manager dapat melihat ada atau tidaknya peluang atau masalah penting.

Intelejen pemasaran merupakan pengamat dan penyelidik tentang situasi dan kondisi pasar sasaran. Dengan perkataan lain, intelejen pemasaran berusaha mencari dan meraih data dan informasi yang di butuhkan dan diinginkan oleh manager pemasaran.

Riset pemasaran adalah perencanaan yang sistematis, pengmpulan analisis, dan pelaporan atas dan segala penemuan yang relevan pada suatu situasi pemasaran tertentu yang dihadapi perusahaa

Sejalan dengan bahasan di atas, penulis merumuskan saran sebagai berikut.

1, Manajer hendaknya mencari system informasi pemasaran dengan baik dan benar.

2, Manajer hendaknya memahami serta mengaplikasikan system tersebut pada perusahaan.

Sumber

Azhar Susanto.  Sistem Informasi Manajemen.

Philip Kotler. Manajemen Pemasaran.